HR سافٹ ویئر صارفین کی دستورالعمل
لاگ ان سے حاضری تک ہر ماڈیول کی مکمل رہنمائی
لچکدار تعیناتی — آپ کا برانڈ، آپ کا URL
یہ HR ماڈیول مکمل طور پر لچکدار ہے اور آپ کی کمپنی کے اپنے انفراسٹرکچر میں شامل کیا جا سکتا ہے۔ Gill ERP برانڈنگ کی ضرورت نہیں — یہ آپ کے ڈومین کے تحت مکمل طور پر وائٹ لیبل حل کے طور پر چلتا ہے۔
یہ کیسے کام کرتا ہے
- سب ڈومین: hr.yourcompany.com یا people.yourcompany.com پر ہوسٹ کریں
- پاتھ پر مبنی: yourcompany.com/hr یا yourcompany.com/people پر ہوسٹ کریں
- اپنی مرضی کا ڈومین: آپ کے اپنے کسی بھی ڈومین کا استعمال کریں — مثال کے طور پر اگر آپ کی کمپنی abc.com ہے تو آپ کا HR پورٹل hr.abc.com یا abc.com/hr ہو سکتا ہے
ملازمین صرف آپ کی کمپنی کا برانڈنگ دیکھتے ہیں۔ کوئی Gill ERP برانڈنگ، لوگو یا حوالے نہیں — نظام مکمل طور پر لچکدار ہے اور آپ کی تنظیم کی شناخت کے مطابق ڈھل جاتا ہے۔
1. لاگ ان اور تصدیق
HR پورٹل تک آپ کی کمپنی کے ترتیب شدہ URL سے رسائی حاصل کریں — مثال کے طور پر https://www.gillerp.com/en/hr، یا آپ کے اپنے ڈومین جیسے hr.yourcompany.com یا yourcompany.com/hr جب آپ کے برانڈ کے تحت تعینات ہو۔
لاگ ان کیسے کریں
ڈیمو آزمائیں
نمونہ ڈیٹا کے ساتھ سسٹم کو دریافت کرنے کے لیے، ڈیمو لاگ ان آزمائیں پر کلک کریں۔ اسناد خود بخود بھر جاتی ہیں:
| ای میل | demo@gillerp.com |
| پاس ورڈ | welcome123 |
پاس ورڈ بھول گئے
پاس ورڈ بھول گئے؟ پر کلک کریں اور اپنے ای میل پر بھیجے گئے ری سیٹ ہدایات پر عمل کریں۔
2. HR ڈیش بورڈ
لاگ ان کے بعد، آپ HR ڈیش بورڈ پر پہنچتے ہیں — HR معلومات کا مرکزی مرکز۔
آپ کیا دیکھتے ہیں
- کمپنی کی چھٹیاں — منتخب سال کے آنے والی اور گزشتہ چھٹیاں۔ سال کے فلٹر سے سال تبدیل کریں۔ مکمل فہرست کے لیے مزید دیکھیں پر کلک کریں۔
- میری چھٹیوں کا خلاصہ — موجودہ سال کے لیے آپ کی چھٹیوں کا بیلنس (سالانہ، بیمار، معمولی)۔ استعمال شدہ اور دستیاب دنوں کو دکھاتا ہے۔
- نوٹس بورڈ — کمپنی کے اعلانات، HR اپڈیٹس، اور اہم نوٹس۔
- کیلنڈر — چھٹیوں کے واقعات اور اہم دنوں کا ایک نظر میں۔
3. کمپنی کی چھٹیاں
HR انتظام → بنیادی HR → چھٹیاں کے ذریعے نیویگیٹ کریں۔
فعالیت
- دیکھیں — نام، شروع کی تاریخ، اختتام کی تاریخ، اور مدت کے ساتھ تمام کمپنی کی چھٹیاں دیکھیں۔
- سال کے ذریعے فلٹر کریں — مخصوص سال کی چھٹیاں دیکھنے کے لیے سال ڈراپ ڈاؤن استعمال کریں۔
- چھٹی شامل کریں — ایڈمن نئی چھٹیاں بنا سکتے ہیں (نام، شروع کی تاریخ، اختتام کی تاریخ)۔
- ترمیم / حذف کریں — ایڈمن چھٹیاں اپڈیٹ یا ہٹا سکتے ہیں۔ حذف شدہ چھٹیاں حذف شدہ ویو سے بحال کی جا سکتی ہیں۔
4. وقت اور حاضری
حاضری سے متعلق تمام خصوصیات HR انتظام → وقت اور حاضری کے تحت ہیں۔ اس میں شامل ہے:
- ٹائم شیٹ — روزانہ چیک ان/چیک آؤٹ ریکارڈ
- وقت تبدیلی — حاضری کے اوقات کی تبدیلی کی درخواست
- ماہانہ خلاصہ — ہر ملازم کا ماہانہ حاضری خلاصہ
- غیر حاضر رپورٹ — غیر حاضر دنوں کی فہرست (چھٹیوں کو چھوڑ کر)
5. ٹائم شیٹ
HR انتظام → وقت اور حاضری → ٹائم شیٹ کے ذریعے نیویگیٹ کریں۔
یہ کیا دکھاتا ہے
- ملازم کا نام — ریکارڈ کس کا ہے
- حاضری کی تاریخ — حاضری کی تاریخ
- چیک ان / چیک آؤٹ — گھڑی میں داخل اور خارج ہونے کے اوقات
- دیر سے منٹ — شفٹ شروع کے بعد دیر سے منٹ
- دفتر کی مدت — کل کام کا وقت
- جلد چھٹی کے منٹ — شفٹ ختم ہونے سے پہلے چھوڑے گئے منٹ
- چیک ان/چیک آؤٹ چھوٹ گیا — اگر چیک ان یا چیک آؤٹ چھوٹ گیا تو فلیگ
اقدامات
- فلٹر — ملازم اور تاریخ کی حد کے ذریعے فلٹر کریں۔
- وقت تبدیلی کی درخواست — اگر آپ کا چیک ان یا چیک آؤٹ غلط ہے تو وقت تبدیلی کی درخواست جمع کرنے کے لیے کلک کریں۔
6. وقت تبدیلی کی درخواستیں
HR انتظام → وقت اور حاضری → وقت تبدیلی کے ذریعے نیویگیٹ کریں۔
مقصد
اپنے ریکارڈ شدہ چیک ان یا چیک آؤٹ کے اوقات کی تبدیلی کی درخواست کریں (مثال کے طور پر اگر آپ گھڑی میں داخل ہونا بھول گئے یا سسٹم نے غلط وقت ریکارڈ کیا)۔
کیسے استعمال کریں
- نئی درخواست — ٹائم شیٹ سے متعلقہ حاضری کی قطار پر وقت تبدیلی کی درخواست پر کلک کریں، یا وقت تبدیلی میں جائیں اور نئی درخواست بنائیں۔
- وجہ فراہم کریں — تبدیلی کیوں ضروری ہے درج کریں۔
- حیثیت — درخواستیں زیر التوا، منظور، یا مسترد ہو سکتی ہیں۔ ایڈمن جائزہ لیتے اور منظور/مسترد کرتے ہیں۔
7. ماہانہ خلاصہ
HR انتظام → وقت اور حاضری → ماہانہ خلاصہ کے ذریعے نیویگیٹ کریں۔
یہ کیا دکھاتا ہے
ہر ملازم کے مہینے کے حاضری کے کارکردگی کا خلاصہ، بشمول:
- کل کام کے دن — مہینے میں متوقع کام کے دن
- حاضر دن — درست حاضری والے دن
- غیر حاضر دن — حاضری کے بغیر دن (چھٹیوں کو چھوڑ کر)
- چھٹی کے دن — منظور شدہ چھٹیوں کا دن
- غیر دستیاب % — دیر سے آنے، غیر حاضری، یا جلدی چھوڑنے کی وجہ سے غیر دستیاب وقت کا فیصد
- کٹوتی — دیر سے منٹ اور کمپنی کے قواعد کے مطابق حساب
8. غیر حاضر رپورٹ
HR انتظام → وقت اور حاضری → غیر حاضر رپورٹ کے ذریعے نیویگیٹ کریں۔
مقصد
کام کے دنوں پر غیر حاضر (کوئی حاضری ریکارڈ نہیں) ملازمین کی فہرست، منظور شدہ چھٹیوں کا استثناء۔ بے وجہ غیر حاضریوں کی شناخت میں مدد کرتا ہے۔
9. چھٹیوں کا انتظام
HR انتظام → چھٹی اور غیر حاضری کے ذریعے نیویگیٹ کریں۔
چھٹیوں کی فہرست
حیثیت (زیر التوا، منظور، مسترد، منسوخ) کے ساتھ اپنی تمام چھٹیوں کی درخواستیں دیکھیں۔ ملازم، حیثیت، اور تاریخ کی حد کے ذریعے فلٹر کریں۔
چھٹی کے لیے درخواست دیں
- چھٹی کے لیے درخواست دیں پر کلک کریں یا چھٹیوں کی فہرست → نیا پر جائیں۔
- چھٹی کی قسم منتخب کریں (سالانہ، بیمار، معمولی، بغیر تنخواہ)۔
- شروع کی تاریخ اور اختتام کی تاریخ منتخب کریں۔ سسٹم ہفتے کے آخر کو چھوڑ کر دنوں کی تعداد کا حساب لگاتا ہے۔
- وجہ درج کریں۔
- جمع کروائیں۔ آپ کے مینیجر جائزہ لیں گے اور منظور یا مسترد کریں گے۔
چھٹیوں کی اقسام
- سالانہ — تنخواہ کے ساتھ سالانہ چھٹی (مثال: 20 دن/سال)
- بیمار — تنخواہ کے ساتھ بیمار چھٹی (مثال: 10 دن/سال)
- معمولی — مختصر تنخواہ کے ساتھ چھٹی (مثال: 5 دن/سال)
- بغیر تنخواہ — بغیر تنخواہ چھٹی
10. گھر سے کام (WFH)
HR انتظام → چھٹی اور غیر حاضری → WFH فہرست یا WFH کے لیے درخواست دیں کے ذریعے نیویگیٹ کریں۔
WFH فہرست
حیثیت کے ساتھ تمام گھر سے کام کی درخواستیں دیکھیں۔ ملازم، حیثیت، اور تاریخوں کے ذریعے فلٹر کریں۔
WFH کے لیے درخواست دیں
- نئی WFH درخواست پر کلک کریں۔
- شروع کی تاریخ اور اختتام کی تاریخ منتخب کریں۔
- وجہ اور کام کی تفصیلات (آپ کیا کام کرنے کا منصوبہ رکھتے ہیں) درج کریں۔
- جمع کروائیں۔ آپ کے مینیجر منظور یا مسترد کریں گے۔
11. تنخواہ اور سلپ
HR انتظام → تنخواہ → تنخواہ سلپ کے ذریعے نیویگیٹ کریں۔
مقصد
اپنی ماہانہ تنخواہ سلپ دیکھیں اور ڈاؤن لوڈ کریں۔ آمدنی، کٹوتیاں، اور خالص ادائیگی دکھاتا ہے۔
12. AI سے چلنے والی خصوصیات
ذہین خودکاریت سے اپنے HR آپریشنز کو بدلیں۔ ہمارے AI ماڈیولز دستی کام کو کم کرکے، بصیرتیں فراہم کرکے، اور فوری سیلف سروس سے قابل پیمائش ROI فراہم کرتے ہیں۔ جدید تنظیموں کے لیے تیار جو سکیل کرنے کے لیے تیار ہیں۔
1. AI سے چلنے والی حاضری کی پیشن گوئیاں
مسائل بڑھنے سے پہلے روکیں۔ AI چیک ان نمونوں کا تجزیہ کرتا ہے، burn-out اور دائمی تاخیر کی ابتدائی علامات کی شناخت کرتا ہے، اور ذاتی کام کے شیڈول تجویز کرتا ہے۔ مینیجرز خطرے میں ملازمین کی مدد کے لیے actionable ڈیش بورڈ حاصل کرتے ہیں—غیر حاضری کو 30% تک کم کرتے ہوئے ٹیم کی وشوسنییتا بہتر کرتے ہیں۔
2. AI چھٹی کی بیلنس اور سمارٹ سفارشات
بہترین چھٹی کے موقع کو کبھی نہ چھوڑیں۔ AI کام کے بوجھ، پراجیکٹ ڈیڈ لائنز، ٹیم کوریج، اور آپ کے ذاتی کیلنڈر کو مدنظر رکھتا ہے تاکہ بہترین چھٹی کے دن تجویز کرے۔ ملازمین پراعتماد چھٹی کی منصوبہ بندی کرتے ہیں جبکہ مینیجرز پیداواریت برقرار رکھتے ہیں۔ آخری لمحے کے تصادم اور غیر استعمال شدہ چھٹی کے بیلنس کو خیرباد کہیں۔
3. AI سے چلنے والی جذبات اور مصروفیت کا تجزیہ
فیڈ بیک کو عمل میں بدلیں۔ AI پلس سروے، نوٹس بورڈ کی بحثیں، اور ملازم کے جذبات کا مسلسل تجزیہ کرتا ہے تاکہ morale کے رجحانات اور مصروفیت کے ہاٹ اسپاٹس کو سطح پر لائے۔ HR ابھرتے خدشات پر ابتدائی الرٹس حاصل کرتا ہے—اعلیٰ صلاحیت کو برقرار رکھنے اور پھلتے پھولتے کلچر بنانے کے لیے proactive مداخلتیں ممکن بناتا ہے۔
4. AI بھرتی اور امیدوار میچنگ
تیز اور ہوشیاری سے بھرتی کریں۔ AI سے چلنے والی CV پارسنگ سیکنڈوں میں مہارتیں اور تجربہ نکالتی ہے۔ امیدوار نوکری کی ضروریات اور کمپنی کلچر کے مطابق درجہ بندی ہوتے ہیں، تاکہ بھرتی کرنے والے بہترین میچز پر توجہ دیں۔ 40% تک time-to-hire کم کریں جبکہ ڈیٹا سے چلنے والے شارٹ لسٹس سے بھرتی کی معیار بہتر کریں۔
5. AI سے چلنے والی کارکردگی کی پیشن گوئیاں
جائزہ لینے سے پہلے ستاروں اور خطرات کو پائیں۔ AI تاریخی ڈیٹا سے کارکردگی کے رجحانات کی پیشن گوئی کرتا ہے، پہچان کے لیے اعلیٰ کارکردگی والوں اور کوچنگ کے لیے خطرے میں ملازمین کی شناخت کرتا ہے۔ ڈیٹا سے حمایت یافتہ بصیرتوں کے ساتھ جانشینی کی منصوبہ بندی کی حمایت کریں اور مسلسل بہتری کا کلچر بنائیں۔
6. HR سوالات کے لیے AI چیٹ بوٹ
فوری جوابات، صفر انتظار۔ ملازمین چھٹی کی بیلنس، پالیسیاں، چھٹیاں، اور طریقہ کار پر 24/7 جوابات حاصل کرتے ہیں—اپنی زبان میں۔ HR ٹکٹ کی مقدار 60% تک کم ہوتی ہے جبکہ ملازم کی تسلی بڑھتی ہے۔ اپنی ٹیم کو strategic کام کے لیے آزاد کریں جبکہ سب کو مطلع رکھیں۔
7. AI سے چلنے والا کام کا بوجھ اور صلاحیت کی منصوبہ بندی
اعتماد کے ساتھ اپنی ٹیموں کو صحیح سائز دیں۔ AI تاریخی نمونوں، منصوبہ بند غیر حاضریوں، اور پراجیکٹ ٹائم لائنز کا استعمال کرتے ہوئے اسٹافنگ کی ضروریات کی پیشن گوئی کرتا ہے۔ overstaffing کے اخراجات اور understaffing burn-out سے بچیں۔ مینیجرز ہیڈ کاؤنٹ اور وسائل کی مختص کرنے کے لیے واضح سفارشات حاصل کرتے ہیں۔
8. AI سے چلنے والی تعمیل کا انتباہ
تناؤ کے بغیر تعمیل پر رہیں۔ خودکار نگرانی لیبر لا کی ضروریات، معاہدوں کی میعاد ختم ہونے، اور پالیسی اپڈیٹس کو ٹریک کرتی ہے۔ کچھ بھی slip نہ ہونے کے لیے بروقت الرٹس حاصل کریں—تعمیل کے خطرے کو کم کرتے ہوئے دستی ٹریکنگ کو ختم کریں۔ ہمیشہ آڈٹ کے لیے تیار ہونے کا اطمینان رکھیں۔
9. AI تنخواہ کی غیر معمولی کھوج
اپنی تنخواہ کی سالمیت کی حفاظت کریں۔ AI غیر معمولی ادائیگی کے نمونوں، ڈپلیکیٹ انٹریز، اور ممکنہ فراڈ کو real time میں نشان زد کرتا ہے۔ وہ مہنگی بننے سے پہلے غلطیوں کو پکڑیں—درستگی، شفافیت، اور مالی کنٹرول کو یقینی بناتے ہوئے۔ AI سے چلنے والے safeguards کے ساتھ اپنے تنخواہ کے ڈیٹا پر بھروسہ کریں۔
10. AI سے چلنے والی مہارتوں کے فرق کا تجزیہ
جس ورک فورس کی آپ کو ضرورت ہے اسے بنائیں۔ AI ٹیموں میں مہارتوں کو میپ کرتا ہے، فرق کی شناخت کرتا ہے، اور تربیت اور کیرئیر کے راستے تجویز کرتا ہے۔ ڈیٹا سے چلنے والی بصیرتوں کے ساتھ صلاحیت کی ترقی اور اندرونی نقل و حرکت کی حمایت کریں۔ مہارتوں کے ڈیٹا کو مسابقتی فائدے میں بدلیں۔
AI خصوصیات آپ کی تنظیم کے ساتھ ترقی کے لیے ڈیزائن کی گئی ہیں۔ مکمل رول آؤٹ سے پہلے ٹیسٹنگ کے لیے پائلٹ فیزز اور نمونہ ڈیٹا شامل ہو سکتا ہے۔